keskiviikko 23. heinäkuuta 2014

Kokouksia ja kokouspapereita!

Jo vuosikymmeniä on puhuttu "paperittomasta konttorista" tietotekniikan yhä kiihkeämmin vyöryessä jokaisen elämään muutoinkin.

Hävittäessäni taas kerran aikamoisen määrän (yhteensä kolme noin puolen metrin korkuista kasaa eli yhteensä puolitoista metriä pääasiassa A4-paperia ja muutaman kymmentä kirjekuorta, jos 5 cm vastaa noin riisiä eli 500 kpl arkkia, niin arkkeja oli yhteensä noin 15.000 kpl, vähintäänkin 12.000 kpl ottaen huomioon
kirjekuorivähennyksen) kokouspapereita.

Puhutaan usein ns. A4-saasteesta.

Papereita hävittäessäni kävi mielessä takavuosina lukemani mielenkiintoinen artikkeli, jonka otsikko oli ” Eiköhän ruveta pikkuhiljaa aloittelemaan…”

Kyseisessä, kokouksia käsittelevässä artikkelissa väitettiin, että Suomessa pidetään ainakin kymmenen miljoonaa kokousta vuodessa - tällä hetkellä mahdollisesti ns. videoneuvottelut/-kokoukset ovat kukaties vähentäneet em. lukua.

Aikanaan se merkitsi, että vuoden jokaisena päivänä pidettiin vajaa 30 000 kokousta.
Mikäli jokaisessa kokouksessa on läsnä keskimäärin viisi henkilöä, joka päivä Suomessa istui  kokouksessa vähintäänkin 150 000 ihmistä.

On vuosikokouksia, puoluekokouksia, valtuustokokouksia, hallituskokouksia, lautakuntakokouksia, junttakokouksia, tupailtoja, lakkokokouksia, yhtiökokouksia, sopimusneuvotteluja, hätäkokouksia, asiantuntijaraateja, osastokokouksia, vanhempainiltoja, luokkakokouksia, ompeluseurailtoja, ideapalavereita, viikkomiitinkejä, jne. …
Suurin osa edellä mainituista kokouksista on ilmeisesti tarpeellisia, suorastaan välttämättömiä asioiden päättämiseksi, eteenpäin viemiseksi ja käytäntöön panemiseksi.

Vai ovatko sittenkään? Ettemme vaan ole ajautumassa ruotsalaistyyppiseen jonninjoutavaan diskuteerikulttuuriin…

Joka tapauksessa kokouksiin liittyvä paperimäärä on mittava, vaikka tavoitteena on ollut jo vuosikymmeniä siirtyä ”paperittomaan” konttori- ja kokoustoimintaan! Toistaiseksi ”paperittomaan” siirtyminen on oikeastaan entisestään lisännyt liikkeellä olevan A4-paperisaasteen määrää.

Kunnallispolitiikassa monissa kaupungeissa on hankittu kannettavat tietokoneet hallituksen jäsenille, jolloin olisi täysin mahdollista siirtyä tältä osin kokonaan paperittomaan käytäntöön. Viime aikoina myös valtuustojäsenet ovat päässeet em. tietokonenautinnan piiriin.
Vähintäänkin valtuustojen jäsenien linjayhteydet maksetaan kaupungin/kunnan toimesta, joten myös valtuuston paperisista esityslistoista voitaisiin periaatteessa luopua. Sama pätee kohta lautakuntatasollakin.

Esityslistat liitteineen ovat nykyisin luettavissa liitteineen internetistä. Osa asiakirjoista saattaa sisältää kuitenkin tietosuojan kannalta aineistoa, jota ei voida julkistaa internetissä, joten näiltä osin on vielä turvauduttava postiin tai kuljetuspalveluun asiakirjojen toimittamisessa.

Käytännön tehostamiseksi ekologisesti ja ympäristöystävällisesti tavoitteena on yhä enemmän siirtyä paperittomuuteen ja panostaa entistä tehokkaammin internetin käyttöön.

Toki A4-arkki on edelleen tehokas ja tärkeä tiedonvälitin – kokonaiskäsityksen hahmottamiseksi
suorastaan välttämätön. Itse uskon ja luotan paperiin, nimenomaan A4-paperiin kaikesta huolimatta.

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti