Kävin eilen iltapäivällä vemässä rajanaapurin kanssa ensimmäisen pihanrapsutuskuorman Kemin Eko-Asemalle. Täysi iso peräkärryllinen tavaraa ja vielä kesäauton lavalla toisen naapurin pensaidenkatkomisoksia.
Matkalla keskustelimme mm. työajalla pidettävistä kokouksista. Kerroin hänelle alla olevasta artikkelista. Tosin taisin hiukan "pistää Lapin lisää" kokouksiin kuluviin aikamääriin, mutta kyllähän tuo 37 työpäivää on aika paljon...
Mikäli vielä oikein muistan, olen minäkin istunut monessa turhanpäiväisessä kokouksessa.
Varoituksen sana lienee paikallaan: Artikkeli on pitkähkö, mutta sitä voi lukea "sulatellen" pieninänä pätkinä.
Suora nettilainaus Helsingin Sanomista hiukan tuunattuna:
Vuodessa kuluu jopa 37 työpäivää tehottomiin kokouksiin
Kokoukset ovat usein tylsiä ja tehottomia, mutta ihan turhaan. Palaverista saa sujuvan yksinkertaisilla keinoilla, sanovat asiantuntijat.
JUSSI JÄÄSKELÄINEN
Tyypillinen kokous on kuin haukotuttavan tylsä monologi.
Tätä mieltä on yliopistotutkija Sirpa Syvänen Tampereen yliopiston työelämän tutkimuskeskuksesta. Hän on perehtynyt työyhteisöjen palavereihin, kehityskeskusteluihin ja kehittämispäiviin kolmen viime vuoden ajan.
"Liian usein kokouksissa toistuu sama näytelmä ja draaman kaari. Kokoukset ovat johdon yksisuuntaista puhetta, eivätkä asiat aina koske kaikkia kokouksessa olevia", Syvänen sanoo.
"Kokousten pitäisi olla osallistavia. Niissä täytyisi kokea muutakin kuin väsymystä ja turhautumista."
Hänen johtopäätöksensä on, että kokouksia on liikaa ja monet niistä ovat tehottomia.
Tämä käy ilmi myös Suomalaisen Työn Liiton ja sen yhteistyökumppaneiden juuri julkaisemasta Kansallinen kokousbarometri -tutkimuksesta.
Selvityksen mukaan palaverien tehottomuus johtuu muun muassa näistä syistä: kokouksissa käsitellään asialistan ulkopuolisia asioita, ihmiset saapuvat kokouksiin myöhässä, kokousvälineet ovat puutteellisia, eikä kokouksiin valmistauduta kunnolla.
Turhat ja tehottomat palaverit ovat oikea ongelma, sillä ne syövät työaikaa, rahaa ja motivaatiota.
Keinot kokousten tehostamiseen ovat kuitenkin yksinkertaisia.
KESKITY VAIN OLEELLISIIN ASIOIHIN
Tärkeintä on tunnistaa turhat kokoukset ja luopua niistä, sanoo valmennusyritys Re:meetin toimitusjohtaja Janne Orava. Hän neuvoo miettimään, voiko asian hoitaa ilman kokousta.
Pakollisia kokouksia voi puolestaan lyhentää keskittymällä itse asiaan.
"Kokousta on turha pitää, jos ei osaa mainita edes yhtä tavoitetta. Yhdessäkin organisaatiossa johtaja luki iltapäivän ajan aikuisille ihmisille kalvoja ääneen. Supertehotonta! Saman asian olisi voinut kertoa intranetissä", Orava sanoo.
Sirpa Syväsen mukaan kokoukset ovat monesti läkähdyttäviä, koska esityslista on ahdettu liian täyteen käsiteltäviä asioita.
VALITSE OIKEANLAINEN KOKOUSTILA
"Monesti mennään tilaan, joka sattuu olemaan vapaana, vaikkei se tukisi kokouksen tarkoitusta. Esimerkiksi luovaan kohtaamiseen paras asetelma on puoliympyrä. Ei tarvitse peruutella, väistellä eikä ohitella videotykkiä", Janne Orava sanoo.Seuraavaksi kannattaa miettiä, onko työpaikalla sopivat kokoustilat ja -välineet. Asiantuntijoiden mukaan erityyppisiä kokouksia varten pitäisi olla omat tilat.
Nopeaan kokoustamiseen sopii pystypöydän ympärille kokoontuminen.
Ideointia taas tukee se, että tilassa on rentoa olla, jolloin ihmiset ovat vapaampia jakamaan ideoita. Fläppitauluja kannattaa sijoittaa eri puolille huonetta, jotta niiden luokse pääsee vaivatta.
"Usein ideointipäivänä mennään työpaikan ulkopuolelle. Hyvä kysymys on, miksi. Suurin syy on se, että halutaan pois tutusta ympäristöstä, koska omat neuvotteluhuoneet eivät ruoki ideointia", toteaa kokoustiloihin erikoistuneen yksikön vetäjä Joonas Rockas Vallila Interior -sisustusyrityksestä.
Sirpa Syväsen mukaan pahin tilanne syntyy huoneissa, joissa tuijotetaan työkaverin selkää eikä kuulla kunnolla, mistä on puhe. Se ruokkii häiriköintiä ja vetäytymistä.
Kokoustarjoilukaan ei ole merkityksetön asia, vaikka lama korjasi herkut pois monesta kahvipöydästä, Syvänen sanoo.
"Kahvilla tai muilla hyvinvointia lisäävillä elementeillä on kummasti vaikutusta siihen, miten kokouksissa keskustellaan ja mitä siellä saadaan aikaiseksi. Nyt kokouksessa saatetaan istua kaksi kolme tuntia ilman, että siellä on mitään suuhunpantavaa. Se on myös arvostuksen osoitus: eikö meille riittänyt edes kahvikupillista?"
ANNA MUILLEKIN MAHDOLLISUUS OSALLISTUA
Kokouskäytäntöjen muuttamiseen ei riitä se, että henkilöstöhallinto miettii ohjeita tehokkaalle kokoustamiselle ja teippaa vinkkilistoja neuvottelutilojen seinille.
Sirpa Syvänen korostaa esimiehen roolia keskustelevan ilmapiirin luomisessa ja kokouspalautteen keräämisessä. Esimiehen pitää myös uskaltaa jakaa vastuuta kokouksen valmistelusta ja vetämisestä.
"Johtajakeskeisyys pitää purkaa. Kun valmisteluvastuuta jaetaan, työntekijä tuntee, että häntä arvostetaan. Mahdollisuus osallistua lisää motivaatiota. Jos kokouksessa vain käydään eikä siellä ole vaikutusmahdollisuuksia, siitä tulee kumileimasin, joka näivettää luovuuden."
Turhautumista lisää se, jos kokouksessa tulee ulkopuolinen olo. Siksi kokoukseen kutsuttaville pitää osata perustella, miksi juuri heidän täytyy olla paikalla. Tyypillinen virhe on, että kutsu lähtee turhan monelle.
Janne Oravan mielestä kokouksen koollekutsujan on myös syytä miettiä, pitääkö kaikkien olla kokouksessa alusta loppuun. Toisinaan kokouksen voi rakentaa siten, että ensin käsitellään kaikkia koskevat asiat, ja tauon jälkeen kokousta jatkavat ne, joita loput asiat koskevat.
PIDÄ TAUKOJA JA JÄRJESTÄ VIDEONEUVOTTELUJA
Pitkien kokousten välissä kannattaa pitää taukoja.
"Luulemme olevamme tehokkaita, kun olemme yhdessä tilassa kolme tuntia putkeen, mutta fysikaalinen fakta on, että ihminen jaksaa olla vain vajaan tunnin paikoillaan", Orava toteaa.
Jos mukana on organisaation ulkopuolinen asiantuntija, häntä on turha pyytää kokoukseen istumaan tunniksi muutaman minuutin esityksen vuoksi. Oravan mielestä asiantuntija voi kertoa oman osuutensa myös esimerkiksi videon välityksellä, jolloin hänen aikaansa ei tuhlata paikasta toiseen kulkemiseen.
Etäkokoukset eli video- ja puhelinneuvottelut ovatkin lisääntyneet. Niitä on parikymmentä prosenttia kokouksista.
"Monessa yrityksessä parhaat videoneuvottelujärjestelmät ovat kuitenkin vain isoimmissa neuvottelutiloissa, vaikka tarve olisi yhä enemmän pienemmille, jopa yhden hengen puhelin- ja videoneuvottelutiloille", Joonas Rockas sanoo.
Hänestä on hölmöä, että yksi ihminen joutuu varaamaan yksin suuren neuvottelutilan.
"Moni kalustevalmistaja on nyt herännyt tarjoamaan avokonttoreihin kalusteita, jotka ovat kuin yhden hengen palaveritiloja. Myös verhojen avulla voidaan jakaa isoja avotiloja pienemmiksi ja luoda kokoustamiseen sopivia paikkoja."
TEE VÄLILLÄ JOTAIN ERILAISTA
Kiinnostavuutta kokouksiin saa, kun tekee jotain poikkeuksellista. Kävelykokoukset ovat tästä yksi esimerkki. Sirpa Syvänen kehottaa harkitsemaan kokouspaikaksi puistoa. Jos isoa ryhmää on vaikea hallita ulkona, porukan voi jakaa vaikka työpareihin.
Syväsen mielestä on motivaation kannalta tärkeää, että kokouksissa käytetään hyödyksi vaihtelevia menetelmiä, koska ihmiset oppivat eri tavoin: yksi oppii kuuntelemalla, toinen kuvien kautta, kolmas tiukan faktan avulla ja neljäs saatuaan vastinetta tunteilleen.
Tampereen yliopiston johtamiskorkeakoulun tutkimusjohtaja Kirsi Heikkilä-Tammi on kokeillut omassa työyhteisössään, miten kokouskäytäntöjä pystyy muuttamaan voimavarakeskeisillä menetelmillä.
"Aluksi puhumme jostakin positiivisesta, kuten siitä, mikä töissä on viime aikoina onnistunut hyvin. Joskus rauhoitumme tietoisesti ja teemme mindfulness-tyyppisen hengitysharjoituksen", Heikkilä-Tammi kertoo.
Hän on huomannut, että kokoukset ovat erilaisia aiempaan verrattuna. Jos ihmiset ovat tulleet kiireisinä ja kireinä palaveriin, ilmapiiri muuttuu rauhallisemmaksi ja positiivisemmaksi, kun on ensin palautettu mieleen miellyttäviä kokemuksia.
"Meillä on suulas kuuden hengen porukka, joka puhuu toistensa päälle. Nyt ihmiset keskittyvät paremmin ja kuuntelevat toisiaan. Asiat käsitellään huomattavasti tehokkaammin."
PANE MYÖHÄSTELIJÄT KURIIN
Entä mitä voi tehdä, jos joku jatkuvasti myöhästyy kokouksista?
Janne Oravan mukaan yksi ratkaisu voi olla koulusta tuttu rangaistus. Sopiva keino täytyy kuitenkin päättää yhdessä organisaation sisällä, koska jokin tapa voi olla yhden työyhteisön mielestä hauska mutta toisen mielestä nöyryyttävä.
"Eräässä yrityksessä työntekijät ovat sopineet, että myöhässä tuleva lausuu runon tai kertoo vitsin. Rangaistus voi olla myös kymmenen punnerrusta tai euro per myöhästynyt minuutti virkistyskassaan. Joissain paikoissa ovi menee kiinni, kun kokous alkaa, eikä sisään enää pääse", Orava kertoo.
