Pidetäänkö teidän työpaikalla viikkopalavereita?
Jos pidetään, milloin viimeksi joku on kysynyt: miksi? Suurin osa palavereista on aivan turhia, eikä niitä kannattaisi pitää.
Työ täyttää sille varatun ajan.
Näin kuuluu Parkinsonin laki.
C. Notrhcote Parkinson esitteli lakinsa jo 1950-luvulla, ensin The Economist -lehdessä, sitten kirjassaan.
Hänen mukaansa jos asiaa varten on varattu aikaa, kaikki varattu aika myös käytetään siihen.
Eli jos viikkopalaveri on kaksi tuntia, viikkopalaveriin menee kaksi tuntia. Oli sen verran asiaa tai ei.
Sana palaveri on lainaa englannin kielestä, jossa palaver tarkoittaa keskustelua, jaarittelua, höpinää, vanhemmassa kielessä imarteluakin, kertoo Kotus.
Usein palaverit ovat juuri höpinää ja jaarittelua.
Ja ne kestävät tavallisimmin puoli tuntia tai tunnin.
Syynä on se, että puoli tuntia ja tunti ovat tavallisimpia kalenteriin merkittäviä aikahaarukoita.
Palaverien määrä on vain kasvanut. Vielä 1960-luvulla ylempi johto käytti 11 tuntia viikossa palavereihin. Nyt se käyttää 23 tuntia.
Harvard business schoolin arvion mukaan Yhdysvalloissa on joka päivä 11 miljoonaa kokousta.
Hyvä palaveri saa sydämet sykkimään
Mitä tehdä tyhjänpäiväisille palavereille?
Niiden parantamiseen on lukuisia keinoja.
Selkein on yksinkertainen kysymysten lista:
1. Kannattaako palaveri järjestää?
2. Miksi olemme koolla?
3. Mitä haluamme palaverilla saada aikaan?
4. Ovatko paikalla tarpeelliset ihmiset oikeissa rooleissa?
Jos näihin kysymyksiin ei voi vastata, palaveri kannattaa perua.
Palavereista on myös paljon hyötyä,vanhempi asiantuntija Minna Toivanen Työterveyslaitokselta muistuttaa.
– Osin palavereita tarvitaan siksi, että työelämässä tehdään nykyään paljon yhteistyötä. Tarvitaan keskustelua ja neuvottelua asioista. Työtä ei voi tehdä yksin, se edellyttää tiedonvaihtoa. Siksi palaverit eivät ole turhia, niillä on paikkansa, Toivanen sanoo.
Hänen vetämässään Aikajärjestys asiantuntijatyössä -hankkeessa selvitettiin asiantuntijoiden ajanhallintaa. Palaverit nousivat siinä usein esiin: ne jäsensivät työaikaa, mutta olivat myös päivää rikkovia ja tukkivia tuskanaiheita.
Yksi hankkeen huomioista oli, että toimimaton tekniikka turhauttaa kokoustajia. Toimimattomien laitteiden, etäyhteyksien ja monitorien säätöön menee turhaa aikaa.
Kun palavereita ei ole suunniteltu hyvin, ihmiset eivät ole niissä läsnä, vaan raapivat puhelimiaan, Toivanen sanoo.
– Kokoukseen pitäisikin aina valmistautua. Toki jos kyseessä on innovoiva kokous, jossa haetaan spontaaneja ideoita, ei tarvitse. Muuten sekä koollekutsujan että osallistujien on syytä valmistautua. Valitettavan usein vasta kun kokous alkaa, aletaan miettiä, mitä tehdään.
Myös Toivanen tunnistaa tunnin palaverien ongelman.
– Hyvän kokouksen tunnuspiirre on myös se, että kokouksen vetäjä varmistaa, että kaikkien on mahdollista tasapuolisesti osallistua, että vain puheliaat eivät täytä tilaa. Puheenvuoroja voi rajata sekä määrältä että pituudesta, Toivanen sanoo.
Jos palaveri on puhdasta tiedottamista, sen voi hoitaa muulla tavalla.
Jos palaverissa eivät ole oikeat ihmiset, ne koetaan turhina tai palaverien aikana ajaudutaan tekemään muita töitä.
Tärkeää on myös tehdä muistiinpanot siitä, mitä on sovittu. Muuten samoja asioita vatvotaan uudestaan ja uudestaan.
Jos sinusta ei ole hyötyä palaverissa, lähde pois.
Toivanen on jossain määrin samoilla linjoilla kuin Tesla-autoistaan ja muista innovaatioistaan tunnettu Elon Musk.
Muskilla on kolme palaverisääntöä, joista yksi koskee juuri oikeita ihmisiä.
Palavereja kannattaa järjestää vain pienelle osallistujajoukolle.
Ei vakituisia kokouksia tai kokousaikoja. Jos sinusta ei ole hyötyä palaverissa, lähde pois.
Merkityksettömistä asioista puhutaan, koska ne ovat helppoja
Alussa mainitulla Parkinsonilla on myös toinen laki. Se on triviaalisuuden laki: ihmiset antavat suhteettomasti painoarvoa pienille asioille, joita he olettavat ymmärtävänsä.
Toisin sanoen palavereissa käytetään todennäköisesti eniten aikaa esimerkiksi kahvinkeittovuoroista tai jostain muusta täysin merkityksettömästä aiheesta keskusteluun.
Lue myös:
